AOK Tischtauschaktion – ein reibungsloser Ablauf ohne Prozessunterbrechung 

Im März 2020 haben wir uns auf die europaweite Ausschreibung der AOK Niedersachsen beworben. Die Ausschreibung besagte, dass ca. 5.500 elektromotorische Tische in einer Tischtauschaktion an etwa 100 verschiedenen Standorten ersetzt werden sollten. Die Aufgabe des Anbieters war die Neulieferung jeweils eines Tisches, die Entsorgung der Bestandstische und die Neuverlegung sämtlicher Kabel inkl. Anschluss aller technischen Geräte.

Der AOK war wichtig, dass jeder Mitarbeiter einen höhenverstellbaren Tisch nutzen konnte, da die Ausfallzeit von Mitarbeitern, die nur sitzen, maßgeblich höher ist als jene, die auch im Stehen arbeiten können. Der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen hat beispielsweise folgende Effekte:

• weniger Ermüdungserscheinungen bei der Arbeit
• höhere Konzentrations- und Leistungsfähigkeit
• die Wirbelsäule wird entlastet

Wir erarbeiteten in einer 3-monatigen Vorbereitungsphase ein Konzept, welches jegliche Hürden und Probleme minimierte. Ein monatlicher Lieferbedarf von ca. 330 Einheiten war für uns ein realistisches Ziel, wobei Gegebenheiten wie:

• individuelle Anliefersituationen
• Standortgrößen
• Rücksicht auf Organisationsgrößen und Strukturen der AOKN
• umfänglicherer Hardewarebestand
• umfänglicherer IST-Bestand
• Urlaub / Ferien / Feiertage

berücksichtigt werden mussten. Insgesamt 16-17 Monaten hatten wir für die Auslieferung aller Einheiten kalkuliert.

Das Konzept schien der AOK gefallen zu haben, denn daraufhin haben wir den Zuschlag für das Projekt erhalten.

Die Montageleitung übernahm unser hauseigenes Team. Wir hatten intern ein eigen geschultes EDV-Personal ausgebildet, da der EDV-Umzug ein Bestandteil der Ausschreibung war. Somit konnte das abmontieren & installieren der Kabel effizient und reibungslos ablaufen.

Die Herausforderung und gleichzeitig Besonderheit des Projektes war, dass alles im laufenden Betrieb geschehen musste. Eine vorab Koordination mit den Mitarbeitern war daher von besonderer Bedeutung. Mit den Mitarbeitenden wurde ein genauer Termin abgestimmt, damit diese mit der Deinstallation der technischen Hardware (Rechner, Bildschirme, Telefon usw.) beginnen konnten. Eine Anleitung, für den Tag des Umzuges, wurde durch das hausinterne Intranet für die Mitarbeitenden bereitgestellt. Die Bestandsarbeitsplätze konnten somit reibungslos abgebaut, in den LKW vertragen und dort entweder sortenrein für eine Verwertung zerlegt, oder für eine Weiterverwendung verstaut werden.

Dieses Vorgehen brachte viele Vorteile:

Der AOKN-Mitarbeiter konnte nach einer sehr kurzen Umbauzeit von ca. 15 Minuten, bereits seine Arbeit wieder aufnehmen. Durch den strukturierten Ablauf passierten wenig unkoordinierte Bewegungen in den Räumlichkeiten.

Wir starteten im Herbst 2020 in einer Filiale der AOK ein Pilotprojekt, bei dem 80 Arbeitsplätze ausgetauscht werden mussten. Ziel des Projektes war die Ausbesserungen des Workflows. Nachdem wir unseren Ablauf optimiert hatten, konnten wir dann im November 2020 mit dem Projekt starten. Bis Mai 2022 wurden insgesamt 5760 Schreibtische ausgetauscht.  Trotz Corona gab es nur sehr wenige Termine, die nicht eingehalten werden konnten, da wir bei einem wöchentlichen Roll-Out Termin mögliche Bau- & Terminverschiebungen koordiniert haben.

Abschließend kann man sagen, dass die Tischtauschaktion von der AOK & BPA ohne große Probleme abgelaufen ist und wir uns in Zukunft auf weitere Projekte freuen.

„Der Austausch der Schreibtische der AOKN gegen elektrisch höhenverstellbare Schreibtische ist ein wesentlicher Baustein unseres Mitarbeiter-Benefit-Programms und Grundlage einer ergonomischen und zukunftsfähigen Arbeitsplatzgestaltung. Mit Fa. BPA hatten wir einen verlässlichen Partner an unserer Seite, mit dem wir dieses Projekt planmäßig und mit minimalen Beeinträchtigen für unsere Mitarbeiter zum Erfolg  gebracht haben.“  Daniel Gödecker, Projektmanager im Immobilienmanagement der AOK Niedersachsen